Stel deze 5 vragen:

  • Is BI een onderdeel van ERP, of een losse applicatie?
  • Wat is het voordeel van een gespecialiseerde Power BI leverancier?
  • Wanneer is de BI implementatie klaar?
  • Hoe weet ik of mijn nieuwe BI-oplossing ook gebruikt gaat worden?
  • Wat is de gemiddelde responstijd van een serviceorder?

Leg de volgende 5 vragen voor aan jouw (beoogde) Power BI leverancier en je weet snel genoeg bij wie jij het beste uit bent.

1. Is BI een onderdeel van ERP, of een losse applicatie?


ERP en BI liggen in elkaars verlengde. Een ERP-specialist houdt zich primair bezig met het automatiseren van het bedrijfsproces. Wat doet een bedrijf? Hoe zorg je dat de verschillende processen zo efficiënt mogelijk op elkaar afgestemd zijn? ERP raakt elk facet van een organisatie. Een ERP-consultant heeft verstand van de processen waarmee je van order tot betaling (order2cash) of zelfs van lead tot betaling (lead2cash) komt.

Intelligenter werken

BI draait om intelligenter werken. Het hangt hoog boven de processen waar een ERP-consultant zich mee bezig houdt. Kort door de bocht genomen draait ERP om integraal werken, planning, bonnen, lijstjes en de financiële cijfers terwijl BI draait om inzicht. Een ERP-consultant vraagt zich de volgende dingen af: Hoeveel en welke halffabricaten staan er in het magazijn? Hoeveel orders staan er in de boeken? Hoeveel capaciteit heb ik om die orders te verwerken? De BI-consultant richt zich op analyses. Wat kan ik meten en welke vragen laat ik daar op los? Hoe lang staan die halffabricaten al in het magazijn en is de voorraadwaarde gestegen of gedaald in het afgelopen kwartaal ten opzichte van vorig jaar. Wat gebeurt er met de marge van mijn product wanneer een bepaald onderdeel duurder of goedkoper wordt. Moet ik vandaag een grote inkooporder plaatsten, of kan ik beter even wachten? Wat ging er goed bij de laatste bestelling en wat kan er beter?

Efficiënter werken

ERP helpt bedrijven om efficiënter te werken. Power BI maakt organisaties intelligenter. Ze liggen in elkaars verlengde én versterken elkaar. Met de antwoorden uit Power BI kun je de effectiviteit van ERP verbeteren. Met de data uit ERP kun je de diepgang van Power BI verhogen.

2. Wat is het voordeel van een gespecialiseerde Power BI leverancier?

Bijna iedere ERP-dienstverlener heeft wel een aantal mensen in dienst die Power BI kunnen implementeren. Het voordeel van een specialist is dat die veel mensen in dienst heeft om Power BI te implementeren. Dat merk je als klant op twee momenten. Om te beginnen heeft een inhoudelijk specialist bij de implementatie van jouw oplossing meer collega’s (met allemaal eigen competenties) om bij vragen en uitdagingen op terug te vallen. Bij de inrichting van een Business Intelligence oplossing heb je kennis nodig van techniek en de inrichting van databases, maar vooral van de uiteindelijke uitkomsten (KPI’s) die je wilt gaan meten. Om deze goed inzichtelijk te maken heb je kennis van het onderliggende ERP systeem nodig.

Wie begeleidt het vervolgtraject?

Minstens zo belangrijk is het voordeel dat een specialist biedt bij een vervolgtraject op de Power BI-implementatie. Als na een eerste positieve ervaring de vraag naar uitbreiding escaleert, dan kun je bij een specialist eerder terecht om ondersteuning te krijgen. Die heeft meer mensen ter beschikking. De leverancier die Power BI erbij doet, heeft niet zo maar de mankracht om snel te schakelen als het project vaart krijgt. Onze ervaring leert dat Power BI altijd escaleert; geen zorgen, op een positieve manier. Het biedt zoveel voordelen dat na een eerste succes er heel snel verzoeken om extra dashboards en nieuwe inzichten volgen. Daar wil je met je eigen gebruikers mee aan de slag, maar je wilt wel kunnen leunen op een partner die jou kan helpen met net zo’n lastige vraag of technische belemmering.

3. Wanneer is de BI implementatie klaar?


Een BI-implementatie is nooit klaar. Daarin verschilt het wezenlijk van ERP (dat op een bepaald punt min-of-meer klaar is). Een BI-project kent natuurlijk ook mijlpalen en afgeronde projectfases, maar de data waarmee gewerkt wordt, is dynamisch. In het verlengde daarvan staat ook de Power BI-implementatie nooit stil.

ERP-consultants zijn bouwvakkers

Als we het vergelijken met een huis, zijn de ERP-consultants bouwvakkers en de BI-consultants hoveniers. Als bouwvakkers de stenen hebben gestapeld, het dak op het casco zit en de installateurs klaar zijn met de leidingen en kabels, dan staat het huis. Wellicht dat je eens in de zoveel tijd verbouwt, maar daar blijft het bij. Een hovenier die een tuin aanlegt, moet terugkomen om de planten te snoeien, onkruid te wieden en vervolgende de boel winterklaar te maken.

BI-consultants zijn hoveniers

De implementatie van ERP tegenover Power BI is vergelijkbaar. ERP-consultants zetten de bouwblokken in elkaar, stemmen de processen af en zetten de boel in werking. Daarna kan een bedrijf jaren door met de oplossing, waarbij alleen een update of een nieuwe module af en toe aandacht vraagt. Bij de implementatie van Power BI stel je dashboards in en koppel je daar databronnen aan. Die bronnen moeten gecontroleerd worden. Als een database wordt geüpdatet, volgt ook een wijziging binnen de BI. Leiden vragen tot meer vragen, dan moeten er extra bronnen gekoppeld worden. Voor een deel kun je dat intern opvangen, maar het is verstandig om de specialist zo nu en dan het digitale onkruid te laten wieden.

"We vonden het lastig om de data uit 4PS Construct in Power BI te visualiseren. Daarom heeft Hillstar hun standaardoplossing bij ons neergezet".

Lees het verhaal van BIRDS voor VDR Bouwgroep

 

4. Hoe weet ik of mijn nieuwe BI-oplossing ook gebruikt gaat worden?

De implementatie van BI gaat verder dan alleen de techniek. Het is aan jouw leverancier om mee te denken en kritische vragen te stellen. Voor een deel gaan die over de inrichting: welke KPI’s ga je meten en waarom? Maar een ander deel is organisatorisch: wie draagt verantwoording voor een bepaalde KPI? Het systeem kan een waarschuwing prachtig rood laten oplichten, maar als de medewerkers niet op het scherm kijken, ga je daar niet veel mee bereiken.

Geef adoptie genoeg aandacht

De adoptie van BI moet in de context van de implementatie net zo veel - zo niet meer - aandacht krijgen als de technische realisatie. Mensen hebben uitleg over de systemen nodig. Dat moet deels praktisch zijn: Wat kun je met BI? Wat kun je zelf inrichten en aanpassen? Hoe duik je dieper de cijfers in? Maar een minstens zo belangrijk deel draait om verantwoording: Wie kijkt er naar het dashboard en wat moet die persoon met de informatie doen? Als een KPI dan rood kleurt, is bekend wie er in gaat grijpen.

5. Wat is de gemiddelde responstijd van een serviceorder?

Het antwoord op deze vraag kun je met Power BI achterhalen, maar kan jouw leverancier dat ook? Om de gemiddelde doorlooptijd te bepalen, heb je een formule nodig die stelt wat doe doorlooptijd is. Die kun je in theorie uit ieder bedrijfskundig handboekje halen. Op die formule moet je vervolgens de gegevens van het bedrijf los laten. Daar wordt het interessant.

Kies voor een specialist

Een leverancier die zich niet in de combinatie Power BI met jouw ERP-systeem specialiseert, kan deze vraag niet direct beantwoorden. Als we heel vriendelijk veronderstellen dat hij de formule al kent, dan moet hij toch nog uitvinden waar in jouw systeem de vereiste gegevens zitten. Daarna moeten die gegevens binnen Power BI aan de formule gekoppeld worden. Daar volgt vervolgens een vast rondje bugs zoeken en verwijderen op. Het blijft IT. Pas dan staat het antwoord in beeld.

Combineer Power BI met Dynamics 365

Een specialist op het gebied van Power BI in combinatie met Dynamics 365 weet al waar de data staat en heeft voor een basisvraag zoals de responstijd van een serviceorder al een vaste inrichting klaar staan. Omdat bekend is waar de data staat en wat de formule is, is die vraag vrijwel direct te beantwoorden.

Ga je naar je vaste (ERP-)leverancier of neem je een BI-specialist in de arm?

In het antwoord op vraag 5 schuilt eigenlijk het antwoord op vraag 0 (die we in de introductie verstopt hebben). Ga je naar je vaste (ERP-)leverancier of neem je een BI-specialist in de arm? Een vaste IT-leverancier, die zich vooral toelegt op ERP, heeft meer tijd nodig om de basisinrichting van BI op orde te krijgen. Die leverancier moet de technologie nog doorgronden. Dat betekent dat de implementatie meer tijd nodig heeft en dat je meer opstartproblemen kunt verwachten.

Microsoft Power BI en Dynamics 365

Kies je voor een BI-specialist, dan maak je gebruik van de kennis en ervaring die daar standaard in huis is. BIRDS heeft bijvoorbeeld voor de combinatie Power BI en Dynamics 365 een complete bibliotheek met standaard dashboards, rapporten en koppelingen. Wij kennen Dynamics 365 goed en kunnen in heel korte tijd een eerste set van Power BI dashboard aanbieden. Dat scheelt in de kosten én geeft je de kans om direct te praten over inhoud. Rekent onze KPI factoren mee die voor jouw organisatie niet van belang zijn? Dan halen we die eruit?

Ga snel van start met Power BI

Dat werkt sneller dan eerst uitvinden wat je gaat berekenen en hoe je dat gaat doen. Terwijl de onervaren leverancier zoekt naar de juiste data, zijn wij jouw dashboards al aan het personaliseren. Minstens zo handig: wij kennen jouw ERP-systeem. Daar komen wij niet aan, maar we kunnen wel exact aan de verantwoordelijke aangeven welke extra velden er nodig zijn. Dat maakt het aanpassen van een BI-oplossing aan jouw wensen wel zo makkelijk.

Meer weten?

Ben je jezelf aan het oriënteren op Power BI en werk je met Dynamics 365? Vergeet dan zeker de bovenstaande vijf vragen niet aan je beoogde leverancier te stellen. Wil je ze aan ons voorleggen? Dan kan dat zeker! Neem contact op, en wij zullen je van (nog uitgebreidere) antwoorden voorzien.

Maak een vliegende BI start met BIRDS