3 redenen om te budgetteren via Power BI

Over een paar weken is de zomervakantie weer achter de rug en is het tijd om te gaan budgetteren voor 2022. U zoekt uw definitieve budget van dit jaar erbij, was het nu versie 1.12 of 1.13 van het befaamde spreadsheet waar u zo lang aan heeft gewerkt? U componeert een e-mail voor uw collega’s van Verkoop en Finance met daarin het verzoek om de verwachtingen voor het komende jaar op te nemen in de door u geel gearceerde velden. Uiteraard in de door u rood gearceerde tabbladen. Vervolgens is het een aantal weken stil. BV Nederland is weer open en uw collega’s zijn razend druk. U besluit om er een herinnering achter aan te sturen en drie dagen daarna ontvangt u de eerste prognoses. Oeps… U was uw nieuwe collega vergeten om een werkinstructie mee te sturen, hij heeft er geen rekening mee gehouden dat prognoses gebaseerd moeten worden op de gemiddeldes van de afgelopen 3 boekjaren. En wat gaan uw vingers jeuken van die collega die het ieder jaar weer presteert om een eigen gecreëerde spreadsheet toe te sturen. Het is inmiddels alweer half oktober en de druk om het definitieve budget op te leveren neemt alsmaar toe. Gek word u ervan!

Waarom het budgetteren zoveel energie kost

Er zijn grofweg 3 oorzaken waarom budgetteren zo moeizaam is, wij sommen ze voor u op.

1 – Data verzameling kost meer tijd dan het budgetteren zelf

Data moeten vanuit verschillende afdelingen en systemen komen. Vooral voor de Finance professional is dit een grote uitdaging. Landen, divisies en/of afdelingen moeten met een prognose komen voor de winst -en verliesrekening, cashflows en balansposten. Het is lang niet altijd zo dat de benodigde brondata uit één boekhouding komt. En dat betekent op haar beurt weer dat de data eerst vertaald moeten worden naar een taal die iedereen binnen uw organisatie begrijpt. Wat dit extra uitdagend maakt: hoe blijft u de brondata regelmatig verversen? En vraag uzelf eens af: hoeveel % van uw tijd bent u eigenlijk bezig met data verzameling ten opzichte van data analyse?

2 – Het budgetteringsproces duurt te lang

Marktontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op. In hectische tijden zoals wij die vandaag de dag kennen met bijvoorbeeld lockdowns of grillige weersinvloeden, wilt u bovenop de actualiteit zitten en recent relevante ontwikkelingen zeker meenemen in uw prognoses. Hoe frustrerend is het dan dat uw geconsolideerde spreadsheet opnieuw aangepast moet worden? Het proces loopt vertraging op en gemaakte budgetten zijn hierdoor al snel achterhaald of worden te laat opgeleverd. Met als gevolg dat u en uw stakeholders te laat beschikken over de relevante stuurinformatie.

3 – Er is gebrek aan één versie van de waarheid

Verschillende inzichten en feedback uit uw organisatie kunnen niet allemaal worden verwerkt in het definitieve budget. Het is immers geen doen om relevante opmerkingen of ideeën uit afdeling A ook terug te koppelen naar afdeling B, C en D. Afdeling A houdt er immers andere aannames en berekeningen op na… En zo zou u maar bezig blijven met het communiceren van wijziging op wijziging, u wilt nu eenmaal geen doorgeefluik zijn. Er is al zo weinig tijd..

Budgetteren in Power BI met de PowerON module

Budgetteren zou leuk moeten zijn. U gaat vooruitkijken en daarbij anticiperen op mogelijke kansen en risico’s die zich gaan voordoen. Dat is nu juist het interessante in uw rol als CFO, Controller of Sales Manager.

Met de PowerON module maken wij het voor u en uw collega’s mogelijk om via Power BI te budgetteren op zeer laagdrempelige wijze. Wij zetten de belangrijkste voordelen van PowerON voor u op een rijtje:

• U beheert het budget vanuit 1 omgeving omdat de data uit het datawarehouse komen. U hoeft geen kostbare tijd meer te besteden aan het uitwerken van complexe Excel macro’s;
• De data zijn consistent met elkaar omdat de vertaalslag van boekhouding/ERP naar het datawarehouse automatisch wordt gedaan tussen landen/divisies/afdelingen. De interne discussies verschuiven van datakwaliteit naar interpretatieverschillen;
• Het is heel gemakkelijk om scenario’s voor te definiëren, of u het budget nu wilt baseren op de ‘actuals’ uit 2021 of seizoenspatronen van de afgelopen 10 boekjaren;
• Uw brondata worden dagelijks ververst, waardoor u budgetten kunt vergelijken met + vaststellen op basis van actuele data;
• De functionaliteit werkt heel intuïtief, iedereen kan tabellen vullen of grafiekpunten verslepen. Geen lastige ‘ALS’ of ‘VERT.ZOEKEN’-formules meer;
• Rollen en rechten zijn gemakkelijk configureerbaar, waardoor u zich geen zorgen hoeft te maken om informatieveiligheid;
• Feedback vanuit uw organisatie is – indien gewenst – inzichtelijk voor alle budgethouders;
• Met een paar muisklikken keurt u budgetten goed en is er direct een vergelijking beschikbaar tussen de ‘actuals’ en het budget in uw Power BI dashboards.

Samenvatting

U kunt uzelf veel hoofdpijn, ergernis en vertraging besparen door het budgetteringsproces direct op te nemen in de rapportage tooling van Power BI. Eigenlijk is dat ook heel logisch, want de enige reden om te budgetteren is om te zien waar u als organisatie staat ten opzichte van de doelstellingen. En dat is precies hetgeen wat u met uw rapportages in Power BI wilt bereiken.