Leven er binnen jouw organisatie een veelvoud van zelf gecreëerde rapportages in Excel, Power BI en andere systemen? Soms zelfs naast elkaar? In zo’n situatie heeft Iedereen zijn eigen dataset en gebruikt zijn eigen berekeningen.
Daarmee hebben collega’s voor zichzelf een waarheid gecreëerd…
Voor welke waarheid kies je als er beslissingen moeten worden genomen die impact hebben op de hele organisatie?
Schaduwsystemen voor business intelligence doeleinde ontstaan vaak als reactie op bepaalde tekortkomingen of uitdagingen binnen de bestaande BI-infrastructuur van je organisatie.
Een aantal die wij veel terug zien komen hebben we op een rijtje gezet.
Gebrek aan een centraal datamodel
Wanneer een organisatie geen goed gedefinieerd en gecentraliseerd datamodel heeft, kan het moeilijk zijn om consistente en betrouwbare rapportages te genereren.
Medewerkers kunnen dan geneigd zijn om hun eigen dataopslag- en analysetools te gebruiken om de informatie te verkrijgen die ze nodig hebben.
Gebrek aan kennis van de brondata
Wanneer je collega’s niet goed op de hoogte zijn van de beschikbare brondata of hoe deze moet worden geïnterpreteerd en gebruikt, kunnen ze hun toevlucht nemen tot alternatieve tools en bronnen om aan hun informatiebehoeften te voldoen.
Waarde voor de business
Als de bestaande BI-systemen niet voldoen aan de specifieke behoeften van verschillende afdelingen of teams binnen de organisatie, kunnen medewerkers hun eigen tools en methoden gaan gebruiken om data te analyseren en inzichten te genereren die waardevol zijn voor hun specifieke doelen.
Dit kan leiden tot de opkomst van schaduwsystemen die parallel opereren aan de officiële BI-infrastructuur.
Trage reactie van IT-afdeling
Als de IT-afdeling traag reageert op de veranderende behoeften van gebruikers op het gebied van data-analyse en rapportage, kunnen collega’s hun eigen oplossingen gaan ontwikkelen om aan hun behoeften te voldoen. Het is hierbij dus altijd van belang dat IT goed inzicht heeft in hoeveel ‘pijn’ de gebruikers hebben, doordat zij hun werk niet goed kunnen doen.
Beperkte toegang tot officiële BI-tools
In sommige gevallen hebben medewerkers mogelijk beperkte toegang tot de officiële BI-tools van de organisatie vanwege licentiebeperkingen of andere factoren. Dit kan hen ertoe aanzetten om alternatieve tools en systemen te gebruiken om aan hun behoeften te voldoen.
Proactieve maatregelen helpen
Schaduwsystemen ontstaan vaak omdat je collega’s simpelweg willen presteren en daarvoor inzicht willen hebben in de data om onderbouwde beslissingen te kunnen maken.
Het is belangrijk voor jouw organisatie om dit te begrijpen en proactief maatregelen te nemen om de opkomst van schaduwsystemen te voorkomen.
Dit kan onder meer door:
- Het ontwikkelen van een robuust en flexibel datamodel.
- Het bieden van training en ondersteuning aan medewerkers over het gebruik van officiële BI-tools.
- Het verbeteren van de communicatie en samenwerking tussen verschillende afdelingen en teams.
Onze aanpak geeft je handvatten op alle gebieden
Door onze ervaring met rapportagevraagstukken bij meer dan 350 bedrijven binnen verschillende sectoren, hebben wij een oplossing kunnen ontwikkelen die het gebruik van schaduwsystemen onnodig maakt.
Deze oplossing (BIRDS) bevat de inzet van Best Practices in combinatie met bewezen Microsoft technologie, waarmee een stevig fundament wordt neergezet, die de informatiebehoefte van gebruikers gecentraliseerd en veilig vorm geeft.
Doordat BIRDS meegaat met de laatste technieken van Microsoft blijf je toegang houden tot nieuwe functionaliteiten en de laatste waardevolle inzichten.
Na de implementatie van dit stevige fundament kunnen wij samen met onze klanten werken aan een maturity program om ze door te laten ontwikkelen en de adoptie en acceptatie van de oplossing te optimaliseren.
Bekijk een BIRDS demo video
Wil je zelf zien hoe BIRDS data-inzichten genereert? Bekijk dan een on-demand demo video.
We tonen je binnen een Power BI-omgeving de werking van BIRDS incl. rapportages en dashboards.
