Veel voorkomende problemen bij een Power BI implementatie

Hoe haal ik de informatiebehoefte op in de organisatie?

De ervaring leert, dat medewerkers het moeilijk vinden om onder woorden te brengen welke rapportagebehoefte ze hebben.

De eerste logische dingen zijn vaak eenvoudig te benoemen, maar de zaken waar écht rendement uit ontstaat zijn vaak niet logisch, anders was dit inzicht er al geweest!

Met BIRDS werken we in beginsel met templates van Power BI rapporten. Daarin staan veel gevraagde inzichten verwerkt. Door deze te tonen aan het begin van een project aan de medewerkers, wordt er een reactie gegeven.

Deze reacties zijn een combinatie van elementen die gemist worden, elementen die goed zijn en elementen die anders moeten. En vaak worden aanvullende bronnen genoemd om de inzichten compleet te maken.

Door deze pragmatische aanpak, ontstaat al snel een duidelijk beeld van de behoefte én kunnen de gevraagde wijzigingen vaak direct worden doorgevoerd, door het rijke onderliggende datamodel waaruit geput kan worden.

De realisatie van rapporten wordt op deze manier teruggebracht naar dagen in plaats van weken!

Hoe haal ik de data uit Dynamics voor mijn Power BI dashboards?

De database van Dynamics is in vergelijking met andere bronnen redelijk complex. We zien hierdoor dat data extractie traag verloopt en de technische realisatie niet altijd de juiste is.

Daarbij komt ook, dat bij gebruikmaking van SaaS systemen, de toegang tot de database niet meer direct is, en er gewerkt moet worden met API’s, wat compleet andere kennis vereist, dan “standaard” data extractie.

Met BIRDS wordt een BI infrastructuur neergezet in een paar dagen, die de complete data extractie techniek, het data warehouse en data model en Power BI templates ter beschikking stelt.

BIRDS wordt continu door ontwikkelt, waardoor ook nieuwere versies van Dynamics ondersteunt worden, en continuïteit gewaarborgd is.

Hierdoor kan de focus gelegd worden op het inrichten van rapporten en het analyseren daarvan, in plaats van focus op de technische ontsluiting.

Eigendom van BI moet altijd bij de business liggen en niet bij IT.

Hoe zorg ik dat Power BI blijft werken na technische updates van Microsoft?

Rapportages worden onder water opgebouwd door allerlei verbindingen naar infrastructuren, databases, tabellen en velden.

Op het moment dat er iets wijzigt in de verbinding, komt de data niet meer door.

BIRDS gaat mee met de technische veranderingen die Microsoft doorvoert binnen Dynamics. Hierdoor blijven rapportages werken en wordt continuïteit geboden, zonder afhankelijk te zijn van consultants.

Ook nieuwe technieken worden omarmt, zodat zodra er nieuwe mogelijkheden ontstaat, hiervan ook geprofiteerd kan worden.

Waarom worden mijn Power BI rapporten niet gebruikt?

Na een lang project zijn eindelijk de rapporten live. Ze worden kortstondig enthousiast omarmt, maar na verloop van tijd, zakt het gebruik in en worden ze amper meer bekeken. Een veel gehoord probleem!

Dit kan verschillende oorzaken hebben. Bijvoorbeeld, omdat het project is geleid door de IT afdeling, zonder betrokkenheid van de business. Of er waren al rapporten, die zijn omgebouwd, zonder te kijken of deze wel bieden wat er nodig is.

In onze ervaring is het essentieel om de organisatie blijvend aan te haken als het gaat om BI.

Het is een continu proces. Na de inzet van BIRDS kijken wij ook naar de volwassenheid van de organisatie en begeleiden wij je om de adoptie te optimaliseren.

Dit doen wij door vooraf te kijken naar circa 10 invalshoeken omtrent rapportage. Denk daarbij aan BI ervaring van de gebruikers, volwassenheid van bestaande rapporten en bijvoorbeeld het gebruik van KPI’s.

Vanuit dat startpunt wordt gekeken welke ambitie er is en welke winst er nog te behalen is op de verschillende invalshoeken. Gezamenlijk werken wij toe naar een hoger niveau.

Hoe zorg je dat je bij blijft bij alle interne en externe ontwikkelingen?

De rapportagebehoefte van medewerkers is continu in beweging. Het kan zijn dat er bedrijfsmatig zaken veranderen (overnames, nieuwe productlijnen, aanpassingen in processen), maar ook extern gaan de ontwikkelingen zo snel, dat het niet vanzelfsprekend is om dat te adopteren (bijvoorbeeld kunstmatige intelligentie).

In sommige gevallen móet je mee, omdat je anders belangrijke informatie mist. In dat geval speelt BIRDS direct in op de behoefte.

Met een paar muisklikken is een bedrijf toegevoegd in je rapporten of worden nieuwe tabellen toegevoegd aan het datamodel. Deze flexibiliteit geeft je enorme voordelen tegen lage kosten, de tijd die gemoeid is bij de aanpassingen is beperkt en je hebt direct resultaat.

In het geval van externe factoren, heb je vaak een keuze. Denk daarbij aan trends als kunstmatige intelligentie of rapporteren over duurzaamheidsdoelen.

Door BIRDS tooling is de techniek om deze zaken toe te voegen snel en flexibel geregeld.

Maar dan is de techniek geregeld, hoe zorg je voor adoptie bij de gebruikers?

Functioneel is de vraag of je gebruikers toe zijn aan deze nieuwe toevoegingen?

Daarbij kunnen we je adviseren en helpen aan de hand van ons volwassenheidsmodel om de gebruikers goed mee te nemen in de ontwikkelingen en hen ook waarde te bieden in hun dagelijkse activiteiten door de inzet van deze nieuwe inzichten.