Waarom is het moeilijk om datagedreven te zijn?

Het gaat vaak mis bij de adoptie en activatie van nieuwe werkwijzen

U ging met uw collega’s vol goede moed aan de slag om eerst maar eens te bepalen op welke bedrijfsdoelstellingen er gestuurd dient te worden. Vervolgens was de stap naar een ontwerp van uw eerste KPI-dashboard in Power BI snel gemaakt. Samen met uw BI-leverancier bepaalde u één versie van de waarheid door het inrichten van een data warehouse. Toen de databronnen daadwerkelijk waren aangesloten op de eerste rapportages was het enthousiasme groot, eindelijk zou uw organisatie datagedreven beslissingen gaan nemen!

Het is inmiddels 6 maanden later en u schrikt zich kapot. Toen u de gebruikersstatistieken inkeek van de Power BI-rapportages bleek dat er bijna niet naar de dashboards wordt gekeken.. Maar het werd daarna nog erger toen u vroeg waarom uw collega’s van de financiële afdeling geen gebruik maken van de rapportages. Ze hadden inmiddels hun oude rapportages weer afgestoft en opnieuw in gebruik genomen. “Wat gaat hier nu mis en heb ik het verkeerd aangepakt?...”

Waarom mislukt adoptie en activatie van Business Intelligence?

Er zijn meerdere redenen waarom de adoptie en activatie van BI mislukken, wij sommen de 4 belangrijkste voor u op.

1 – Onvoldoende draagvlak binnen de organisatie

Vaak wordt een BI-implementatie uitgevoerd door een 1 afdeling of een aantal individuen binnen de organisatie. Op zichzelf is dat logisch en dus prima, maar wat gebeurt er als mensen met veel domeinkennis uw organisatie verlaten? En hoe zorg je er als organisatie voor dat nieuwe medewerkers kennismaken met BI en de keuzes die hierin zijn gemaakt in het verleden?

2 – Kennisgebrek bij de gebruikers

Power BI werkt nu eenmaal anders dan Excel. De functionaliteit werkt net anders en bepaalde knoppen staan op een andere plek. Als je zonder uitleg of training een tool krijgt voorgeschoteld waar je niets vanaf weet, valt het erg tegen om het in gebruik te gaan nemen. Het resultaat is vaak dat mensen toch teruggrijpen naar de tools uit het verleden zoals Excel of slechts een fractie van de mogelijkheden van Power BI benutten. Daarnaast is ‘data geletterdheid’ ook een belangrijk aspect, weet u wat feiten of dimensies zijn en is het wel duidelijk wat de formule achter een meetwaarde is?

3 – Onduidelijk welk doel BI dient

Het is vaak onduidelijk welke vragen beantwoord kunnen worden met BI. Organisaties zouden zich niet moeten afvragen ‘wat ze willen zien’, maar ‘wat de doelstellingen zijn’ en hoe hun data daaraan bij gaat dragen. Daarbij is het ook belangrijk om BI niet teveel in te zetten als rapportage tool om terug te kijken naar het verleden, is dat immers wel zo business ‘intelligence’? Het is veel interessanter om naar de huidige performance (heden) te kijken of inzicht te krijgen in toekomstvoorspellingen op basis van historische patronen in uw data.

4 – Slechte datakwaliteit

BI-dashboards kunnen nog zo mooi vormgegeven zijn, als er essentiële data ontbreken of onjuist zijn ingevoerd in de bronsystemen, zijn deze dashboards zinloos omdat men de inhoud niet vertrouwt. De uitdaging met data analytics is dus eigenlijk “garbage in, garbage out”. Het ontbreekt vaak aan beleid en processen om van datakwaliteit een prioriteit te maken. En dat is eigenlijk best opvallend in een tijdperk waarbij data als het “nieuwe goud” wordt beschouwd.

Tips om BI op de kaart te zetten binnen uw organisatie

Van ad hoc rapportages naar een centrale rol van BI in uw processen en afdelingen

Er zijn heel veel manier om uw ambitie om datagedreven te werken nieuw leven in te blazen. Wij houden er bij Hillstar van om zaken simpel te houden, daarom sommen wij voor u enkele laagdrempelige tips op om de adoptie en activatie van BI te verhogen.

• Er is geen BI zonder de Business!Betrek altijd het (senior) management en/of de directie aangezien zij overzicht hebben over de organisatie, capaciteit kunnen vrijmaken voor BI en tenslotte zichtbaarheid kunnen creëren voor het project.
• Grote plannen zijn prima, maar begin klein. Gebruik een gedetailleerd, maar flexibel implementatieplan met duidelijke doelen. Begin met quick-wins die de Business de meeste waarde oplevert, dan gaat de bal vanzelf rollen. Ook belangrijk: denk vanaf het begin na over de rollen en verantwoordelijkheden rondom data eigenaarschap binnen uw organisatie.
• Maak van communicatie een topprioriteit. Verandering zonder adequate communicatie is gedoemd om te mislukken. Deel KPI’s over het succes van de BI-oplossing, geef mensen de kans om mee te denken en laat afdelingen die BI succesvol inzetten aan andere afdelingen vertellen wat de meerwaarde van BI is.
• Gebruik ‘adoptie-indicators’ om het succes van BI te meten.Hoeveel % van de tijd wordt er besteed aan data-analyse in plaats van data-verzameling? Of: kunnen collega’s binnen 10 seconden kritische bedrijfsinformatie vinden? Ook interessant: zijn financiële KPI’s – zoals de nettomarge – erop vooruitgegaan sinds het gebruik van BI?
• Zorg voor een goede ‘user experience’.De BI-dashboards moeten overal beschikbaar zijn, dus ook thuis op je tablet of mobiele telefoon. Zorg altijd voor een herkenbare rapportagestructuur en benaming.
• Maak informatie over BI beschikbaar voor de organisatie. Verzorg persoonlijke demo’s aan uw collega’s of neem ‘walk-through’ video’s op en plaats ze op uw Intranet omgeving. Blijf de verschillen en voordelen van BI benadrukken ten opzichte van oude werkwijzen en systemen.

Bonustip: geef collega’s het inzicht dat je met BI begint bij de informatie die je nodig hebt en van daaruit inzoomt op de details. Bij traditionele rapportage tools zoals Excel is dit precies het tegenovergestelde:

Samenvatting

Adoptie en activatie van BI is een onderwerp wat te vaak wordt vergeten bij aanvang van de implementatie van BI. Als u de randvoorwaarden van een datagedreven organisatie op voorhand benoemd en hoog op de agenda zet, bespaart u zichzelf veel tijd en frustratie om BI keer op keer nieuw leven in te blazen binnen de organisatie.