Wat is Microsoft Power BI en wat kan jouw organisatie ermee?

Quick insights

• Bekijk KPI’s met Power BI
• Sales, Finance en Supply Chain aangelijnd
• Niet alleen je eigen data
• Naast branche-dashboards ook algemene dashboards
• Benut alle data die jouw bouwbedrijf genereert

Wat is Power BI?

Zitten jouw salesmensen op target? Hoeveel voorraad heb je in het volgende kwartaal nodig om aan vraag te voldoen? In welke regio levert jouw marketingbudget het meeste op?

Hoe meer data, hoe beter je dit soort vragen kunt beantwoorden. Wie met cijfers moet werken, pakt al snel Excel. Maar deze toepassing is ongeschikt om data uit verschillende bronnen te benutten. En wie met meer dan twee personen aan hetzelfde Excelsheet gewerkt heeft, weet dat dit niet lekker werkt.

Om grote hoeveelheden data te analyseren heb je Business Intelligence (BI) nodig. Dat is gemaakt om cijfers uit een veelvoud van bronnen samen te brengen en daar overzicht in te scheppen. BI was tot een paar jaar gelden kostbaar en complex. Daar heeft Microsoft verandering in gebracht met Power BI. Daar kan iedere organisatie mee werken en voordeel uit halen.

Visualiseer je data

Power BI vertaalt grijze cijferwolken naar kleurrijk overzicht. Bij de bouw van een dashboard heb je ruime keuze uit taartgrafieken, diagrammen en andere opties. Omdat de data direct uit Dynamics en andere bronnen komt, worden de gegevens real-time geüpdatet. Heb je vragen, dan is het antwoord met een muisklik te achterhalen. Power BI biedt drie voordelen in één platform:

Wie kan met Power BI werken?

Power BI is een selfservice BI tool. In theorie kan iedereen ermee werken. In praktijk hangt het ervan af wat je wil doen.

Wat is een Power BI dashboard?

Power BI werkt met dashboards. Daarop vertaal je binnen één scherm alle data naar bruikbare informatie. Op een dashboard zie je de KPI’s die je hebt ingesteld, visualiseer je cijfers en worden voorspellingen geprojecteerd. Hoe dat precies eruit ziet, hangt van jouw wensen af. Je bouwt dashboards naar eigen inzicht op. De werkelijke kracht van het dashboard schuilt niet alleen in real-time weergave van relevante informatie, maar in de mogelijkheid om in te zoomen. Vallen de verkoopcijfers van een product tegen? Klik op de cijfers en je krijgt de onderliggende data te zien. Zo zoom je direct in op wat er speelt en waarom dat speelt.

Microsoft Power BI vs. Microsoft Excel

Omdat de twee toepassingen een vergelijkbaar doel hebben is het bijna onmogelijk om over Power BI te praten zonder Excel te noemen. Excel heeft als voordeel dat het praktisch standaard op ieder device staat. Maar Power BI is krachtiger.

• Power BI kan grotere datasets gebruiken dan Excel;
• Power BI kan aan meer databronnen gekoppeld worden dan Excel;
• Power BI kan data veel sneller verwerken dan Excel;
• Power BI heeft visualisaties waarmee je overzichtelijker data vergelijkt dan in Excel;
• Power BI is gemaakt om samen te werken met data, Excel niet;

Voor het maken van analyses van datasets en voor samenwerking is Power BI veel beter geschikt dan Excel. Aan de andere kant kun je in Excel wel heel makkelijk en snel gegevens organiseren, transformeren en doorrekenen. Dat werkt niet ten nadele van Power BI. Je kunt namelijk gegevens uit Power BI eenvoudig exporteren naar Excel, en vervolgens weer importeren in Power BI.

Azure, Dynamics en Power BI

Zowel Dynamics als Power BI maken onderdeel uit van het Microsoft Dynamics Platform. Dat is modulair ingericht. Dat heeft twee voordelen. Enerzijds hoef je alleen die delen af te nemen die jouw organisatie nodig heeft. Anderzijds kun je eenvoudig nieuwe delen in het grotere geheel integreren. Power BI is praktisch out-of-the-box te koppelen aan Dynamics. Waar dat nodig is, koppelen wij dat voor je. Dat maakt het een zeer praktische tool om meer met jouw data te doen. Minstens zo handig: het Microsoft Platform steunt op de Azure-cloudomgeving van Microsoft. Je integreert met Power BI niet alleen jouw on-premise informatie, maar ook gegevens uit de cloud.

Wat kost Power BI?

Microsoft Power BI is beschikbaar in drie versies:

1) Microsoft Power BI Desktop/Free
Power BI Desktop is gratis ter download beschikbaar bij Microsoft. Hiermee kun je 70+ databronnen koppelen. Deze versie bevat alle basisfeatures van Power BI. Je kunt data analyseren, op het web publiceren, naar Excel exporteren en ga zo maar door. Het is een goede start om de basismogelijkheden van Power BI te verkennen.

2) Microsoft Power BI Pro
Power BI Pro is de volledige suite die Microsoft biedt. De functies uit Power BI Desktop worden uitgebreid met mogelijkheden om je dashboards op te bouwen, analyses te delen en rapportages te maken. Met Pro kun je samenwerken en krijgen jouw mensen meer ruimte om gegevens op te slaan.

3) Microsoft Power BI Premium
De Premium versie is voor organisaties waar heel veel medewerkers met Power BI gaan werken. Binnen Pro betaal je per gebruiker een licentie, bij Premium koop je tegen een vast maandbedrag rekencapaciteit die je met alle gebruikers kunt delen.

Kun je mobiel werken met Power BI?

Microsoft heeft een Power BI app voor Android, iOS en Windows. Met deze app kun je overal inzicht krijgen in jouw bedrijfsgegevens. Je kunt onderweg commentaar bij cijfers geven en dat direct delen met collega’s die het op hun dashboard (of in de eigen app) zien verschijnen. De app ondersteunt pushberichten waardoor je waarschuwingen kunt ontvangen als je direct op de hoogte wilt zijn van een ontwikkeling.

Hoe gaat Power BI om met grote volumes aan data uit Dynamics (en andere bronnen)?

Hoe meer data, hoe krachtiger Power BI. Maar hoe groter de hoeveelheid gegevens, hoe meer je vraagt van de machines waarmee gewerkt wordt. En hoe analyseer je gegevens onderweg als er gigabytes aan data beschikbaar moet zijn. Zeker als je grote datasets nodig hebt, zoals die in jouw Dynamics oplossing, kan dat een uitdaging zijn. Microsoft heeft een eigen caching-systeem en dataformaat ontwikkeld om grote datasets efficiënt te delen met Power BI. Zelfs als de onderliggende data in de tientallen gigabytes loopt, kun je er nog steeds snel, betrouwbaar en tegen minimale bandbreedte mee werken in Power BI.