De overzichten die je binnen D365 F&O kunt opvragen worden met Power BI gevisualiseerd. Je kunt deze aanpassen naar jouw behoefte. De data wordt rechtstreeks uit de database gehaald. De basale rapporten zijn goed te maken. Er is wel iemand nodig die handigheid heeft met de structuur van de data en met Power BI overweg kan om de meegeleverde rapporten te kunnen aanpassen.
Je loopt dan al snel tegen een aantal belemmeringen aan.
Jouw organisatie wil niet enkel een lijstje, maar wil ook vergelijken en trends analyseren. Jouw bedrijf wil dat ook nog eens doen over jullie verschillende vestigingen en misschien ook nog wel over de verschillende landen.
Dat maakt alles nog een stukje complexer. Laat staan als er ook nog data moet komen uit andere applicaties dan Dynamics D365 F&O.
Datalake
Je hoort veel over Datalake. Dit is een techniek om data vanuit de database over te zetten in een andere omgeving binnen Microsoft Azure.
Hier vandaan kun je structuur aan gaan brengen om het gewenste resultaat te behalen. Het is betrekkelijk nieuwe technologie die wel goed in te huren is. Besef je wel dat het belangrijk is om goed te bespreken waar de behoefte ligt, want je kunt met Business Intelligence alle kanten op.
Dynamics 365 entiteiten
Een tweede manier om data te ontsluiten uit de database is via entities (of in het Nederlands entiteiten). Dit zijn kortgezegd containers met data die vanuit D365 gepusht worden naar een aparte database (in vakjargon een BYOD).
Daarvandaan kun je de data weer overhevelen naar een Datawarehouse of Tabular model. Microsoft heeft een aantal entiteiten voor gedefinieerd. Deze kun je in Power BI oproepen.
Je basisbehoefte wordt afgedekt, maar ook hier zijn grenzen aan. Je kunt zelf zorgen dat deze entiteiten worden uitgebreid door andere informatie toe te voegen aan de entiteit. Dit is een specialisme.
Alles begint bij de vraag wat je uiteindelijk wilt gaan analyseren in Power BI. Iedere rol binnen het bedrijf heeft een eigen behoefte en niet iedereen is in staat om die behoefte goed onder woorden te brengen. Hier begint ook de reis. En die reis moet je goed begeleiden.
Een paar tips voor de reisleider:
- Begin hoog over en ga pas later de details in. Ga het model niet overcompleet maken, want dan duurt het tè lang voordat de eersten ermee aan de slag gaan. Vier je momenten!,
- Datavalidatie is altijd een ding. Wat zijn de juiste definities. Maak er geen Poolse landdag van, begin ergens mee en pas het eventueel later aan,
- Pel het af naar deelgebied en houd altijd het ERP systeem ernaast, want dat is leidend,
- Je huurt wellicht externen in, maar zorg voor documentatie en een team eigen mensen dat het model doorgrond,
- Het is een reis, focus daarom op de korte termijn en ga voor continue verbetering. Richt daar een structuur voor in.
Business Intelligence tools zijn management instrumenten, zorg er voor dat het management in staat is deze tool te gebruiken en te begrijpen. Betrek de toplaag bij het proces.
Kosten van een implementatie zijn maar deels in te schatten.
Je hebt de tools en de Azure kosten, die kun je redelijk inschatten. De tijd die nodig is, is moeilijk in te schatten. Kijk ook eens naar standaard beschikbare datamodellen. Die geven je een vliegende start en deze worden ook onderhouden. Want dat is de volgende stap.
Als het model staat kun je niet achterover leunen. Techniek verandert, nieuwe versies van D365 zullen zich aandienen. Op dat moment moet je ook iets met je model. Gelukkig zijn er bedrijven die kunnen helpen.
Kennis maken met BIRDS?
In een maandelijkse sessie van een uur nemen we je mee in de wereld van BIRDS, dé Power BI oplossing voor Microsoft Dynamics. We laten je zien hoe het proces van dataverzameling tot data-analyse werkt en hoe BIRDS out of the box rapportages biedt voor Verkoop, Financiën, Inkoop en Productie.
