De Vries en Verburg krijgt inzicht in 4PS data met Power BI

Snel, flexibel en betrouwbaar rapporteren

Al vrij snel na de start van de implementatie van 4PS Construct is De Vries en Verburg gestart met de uitrol van BIRDS. ‘We werkten daarvoor met een klein boekhoudprogramma met heel veel maatwerkrapportages daaromheen. Veel Excel-werk, dat het natuurlijk enorm foutgevoelig maakt. Ook qua versiebeheer was het erg intensief. Met de overgang naar 4PS en BIRDS met Power BI hebben we dat een stuk betrouwbaarder gemaakt’, aldus Van der Spek. 

Collega Jan Muit, controller, vult aan: ‘We wilden toewerken naar een informatiesysteem waarbij we de zekerheid zouden hebben dat rapportages juist en volledig zijn en ook tijdig de juiste informatie leveren bij de relevante medewerkers’.

Muit vervolgt: ‘Het mooie van de BIRDS oplossing is dat wij zelf geen diepgaande kennis nodig hebben van de 4PS-database. In die zin is het een “plug-and-play“ oplossing waarbij de data vanuit 4PS Construct wordt geprepareerd in BIRDS en wij vervolgens zelf eenvoudig rapportages in Power BI kunnen maken. 

Die hebben we verdeeld over vijf gebieden. Daarin zijn onder andere Projecten, Service en Onderhoud en Trajecten aan bod gekomen. Die kunnen we vervolgens toewijzen aan degene in de organisatie die ze nodig hebben en kunnen gebruiken’. 

Op deze manier hebben de betrokkenen binnen De Vries en Verburg altijd de gegevens bij de hand om weloverwogen beslissingen te nemen of snel te zien waar zij moeten ingrijpen.

Nu BIRDS is geïmplementeerd en de eerste gebruikers zijn getraind, is het de bedoeling dat er steeds meer mensen met Power BI gaan werken.

 Van der Spek vertelt daarover: ‘De kerngebruikers zijn razend enthousiast. Zij staan te trappelen om hun kennis over te dragen aan de rest van de organisatie. De adoptie gaat dus erg voortvarend.

 Wij hebben een Office 365 omgeving waar ook Teams in zit. Dat is voor ons een relevante informatiebron en daarvan maakt Power BI inmiddels een belangrijk deel uit. Op die manier kunnen wij onze rapportages direct delen met onze directie, managers en projectleiding’. 

De uitrol van BI over de hele organisatie is volgens Muit makkelijker omdat Power BI een multi-device oplossing is. ‘Het mooie van Power BI is dat het plaats- en platformonafhankelijk is. Dus dat we met ieder device – laptop, iPad of telefoon – de gegevens kunnen raadplegen. Dat levert een mooie bijdrage in de ontwikkeling van de managementinformatie bij De Vries en Verburg’.

Het team van kerngebruikers bij De Vries en Verburg heeft na de technische implementatie een training gehad om BIRDS en Power BI onder de knie te krijgen.

‘Eerst is de BIRDS-implementatie afgerond en daarna zijn we meegenomen in de dashboards en de werking van de oplossing. 

Wij kregen daardoor goed inzicht in ‘wie welke verantwoordelijkheid krijgt’. Op die manier hebben we ook de SLA in elkaar gezet’ vertelt Muit.

Welke plannen zijn er voor de toekomst?

BIRDS voor 4PS Construct levert een standaard set aan rapportages binnen de 4PS omgeving. Om een completer beeld te krijgen van de organisatie worden vervolgens vaak meerdere bronnen samengebracht in BIRDS. 

Daar wordt alle data zodanig vormgegeven dat het eenvoudig binnen Power BI gevisualiseerd kan worden. Bij De Vries en Verburg zijn ze ook bezig met een stap om meer data samen te brengen. 

Van der Spek vertelt daarover: ‘Wij willen BIRDS ook koppelen aan onze HRM-omgeving. Dat maakt dat je vervolgens in één overzicht zowel financiële, operationele als HRM-gerelateerde informatie kan aanbieden richting directie, management en projectleiding’.

‘Het tweede deel is de ontsluiting van HOOMCTRL via Power BI. De communicatie met particuliere klanten die een woning kopen (kopersbegeleiding) loopt grotendeels via HOOMCTRL van 4PS.

 Dat geeft ons veel informatie die wij kunnen analyseren, zoals de keuzes die mensen maken, meerwerk, materiaalkeuzes, enzovoorts. Dat geeft ons nuttige informatie en terugkoppeling richting nieuwe projecten’. 

Muit vult aan: ‘Anderzijds verwachten we dat de brede implementatie in de organisatie ook steeds meer vragen oplevert van collega’s en dat we hen ook steeds meer kunnen voorzien in hun informatiebehoefte’.